Grupos

La página de gestión de grupos permite a los administradores crear, organizar y controlar fácilmente los grupos de usuarios, agilizando los permisos y la colaboración entre equipos.

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Acceder a la página de gestión de grupos

1. Ve a Settings

2. Selecciona Groups

Funciones clave

• Crear y gestionar grupos: configura grupos, define sus roles y gestiona la pertenencia de los usuarios

• Asignar permisos de grupo: establece permisos de alto nivel que determinan la(s) división(es) del grupo

• Ver el acceso al contenido del grupo: obtén una descripción general de a qué contenido puede acceder cada grupo. (No puedes gestionar el acceso aquí. Consulta compartir para editar y aprovisionar el acceso)

Descripción general de la página

Lista de grupos

La lista de grupos proporciona una descripción rápida de todos los grupos existentes, mostrando información esencial de cada uno, como:

• Nombre del grupo

• Usuarios: usuarios individuales que pertenecen a este grupo

• Acceso al contenido: descripción general de a qué tiene acceso el grupo (incluido su rol en el contenido)

• Acciones: opciones para editar o eliminar el grupo

La función de búsqueda facilita localizar grupos específicos por nombre.

Crear un nuevo grupo

Para configurar un nuevo grupo:

1. Haz clic en “New Group +” en la parte superior derecha de la página.

2. En el cuadro de diálogo “Create Group”, proporciona los siguientes detalles:

   • Nombre del grupo: un nombre descriptivo para el grupo.

   • División: selecciona la(s) división(es)

     • Esto autoriza a que el grupo se añada solo al contenido dentro de las divisiones seleccionadas.

3. Haz clic en “Create” para guardar el grupo.

Consejo

Después de crear un grupo, deberás asignar el acceso al contenido a través del modal de compartir. Ve a la División, el Sitio, el Archivo o la Asset Library que quieres compartir y abre el modal de compartir. Consulta Cómo usar el modal de compartir para conocer los pasos detallados.

Gestionar los grupos de usuarios

Una vez creado el grupo, podrás añadir usuarios existentes o invitar a nuevos usuarios al grupo. Se les proporcionará automáticamente todo el acceso y los permisos relacionados con el grupo. Esto puede ahorrarte mucho tiempo si gestionas muchos usuarios con múltiples niveles de acceso.

Ver el acceso al contenido del grupo

Se puede ver el acceso al contenido de cada grupo para comprender a qué contenido puede acceder el grupo con su permiso de rol.

• Selecciona el botón “Content Access” para ver una descripción general de qué piezas de contenido son accesibles por este grupo.

Nota

El acceso al contenido de los grupos es de solo lectura en esta página, garantizando la visibilidad de los permisos del grupo sin riesgo de cambios accidentales. Si quieres aprovisionar el grupo con algún acceso nuevo, consulta la página Compartir

Eliminar un grupo

Para eliminar un grupo:

1. Localiza el grupo en la lista de grupos.

2. Haz clic en el icono “Delete” (una papelera)

3. Confirma la eliminación. Esta acción es permanente y elimina la configuración del grupo.

Nota

Eliminar un grupo no elimina a los miembros individuales; solo elimina la configuración del grupo.

Asignación de grupos de Single Sign-On

Para una gestión más avanzada, es posible aprovechar la función de asignación de grupos de SSO. Consulta el artículo Single Sign-On